Quel délai faut-il prévoir pour organiser une soirée ?

Dernière mise à jour : 9 juil. 2021

Afin de préparer une soirée de mariage ou évènement comme il ce doit, il faut s'y prendre a l'avance. Chaque soirée étant différentes les unes des autres, les temps de préparation le seront forcément aussi.


horloge mecanisme

Pour un mariage traditionnel on estime le temps de préparation à un an voir un an et demi afin de ne pas ce précipiter, un soirée étudiante peut être elle, prévue le jour même ( le rapport est totalement différent ).

Afin de palier à toutes vos attentes, vous devrez vous y prendre plus ou moins tôt en fonction des professionnels que vous aller engager.


"Voici donc 3 conseils pour bien vous organiser"



Conseil n°1 : Préparer vous en amont de votre projet.


Chaque soirée ou projet digne de ce nom ce doit d'être préparé des jours, des semaines, des mois ou même une ou deux année à l'avance en fonction de la taille de celle/celui-ci.

Notez toute les étapes nécessaire au bon déroulement de votre soirée afin de ne rien oublier.

Vous ne savez pas par quoi commencer ? Fermer seulement les yeux et visualiser la soirée de vos rêves avec le plus de détails possible. Vous devez réussir a imaginer les différentes étapes de votre soirée, son ambiance, le comportement des vos invités, la lumière, la musique ou encore la décoration. Faite ressortir un maximum d'indice de cette prévisualisation, elle vous guidera dans les étapes de préparation de votre soirée.



Conseil n°2 : Les différentes entreprises que vous allez solliciter ne nécessitent

pas le même temps de préparation :


Cela parait peut-être logique, mais un incident peut vite arriver. Renseignez vous un maximum sur le temps de préparation que nécessitent les différentes partis de votre projet, cela comprend autant les étapes de montage du décor que la réservation du traiteur, de l'orchestre ou de la machine à barbe à papa que vous avez prévue. Notez toute ces petites informations dans un carnet ou dans votre téléphone avec les étapes prévue pour la soirée, vous en aurez pour pas très longtemps et c'est un gain de temps considérable.



Conseil n°3 : Etablissez votre plan d'action



Lorsque vous aurez toute les informations nécessaire pour votre soirée ( les différentes étapes, les entreprises à solliciter, les temps de préparations ...) établissez votre plan d'action jusqu'à votre soirée. Fait le à votre gout, que ce sois dans un carnet, sur un calendrier ou même votre agenda sur votre téléphone, noter toute les temps fort et toutes les étapes sur celui-ci, de la date commande des décors jusqu'à la réservation de votre Dj par exemple. Lorsque votre plan d'action sera fixé, vous pourrez commencer l'organisation de votre soirée en paix et prévoir les éventuels problèmes, votre plan vous donnera le temps nécessaire minimum pour prévoir votre soirée.


calendrier mariage

Pour vous faire une idée nous vous avons mis le temps de préparation et réservation pour prévoir un orchestre :


La musique et les orchestres :


Pour la musique ou l'ambiance de votre soirée, si vous souhaitez par exemple qu'un groupe de musique particulier performe à votre soirée il faudra prendre en compte vos/leur disponibilités sans oublier le temps de préparation du matériel,

le montage de la scène…


Pour un orchestre de 5 personnes vous devrez vous y prendre au minimum 3 mois a l'avance . Pour un orchestre deux, quatre ou huit fois plus gros, le même temps est nécessaire, la taille de l'orchestre n'influe pas sur le temps de préparation, mais pour être sur d'obtenir ce que vous souhaitez,

il faudra vous y prendre au moins 3 mois à l'avance.


La technique derrière la prestation :


Comme dis juste au dessus, un orchestre ou un DJ est souvent accompagné de technique. En effet, si vous avez besoin d'une scène, de jeux de lumières ou encore d'un mur de LED, vous vous tournerez vers une agence évènementiel prévue à cet effet. Et oui, chaque prestation demande plus ou moins de matériel à monter


 

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